SANAL TOPLANTILAR 1 – Telekonferanslar
Gerek sanal ekipleri yönetirken gerekse düzenli veya periyodik olmayan şirket içi şirket dışı toplantılar yaparken üç farklı yöntem veya gereç kullanabilirsiniz:
- Telekonferans
- Webinar
- Görüntülü Konuşma / birebir veya grup görüşmesi
Bu üç yöntemi uygularken bazı ortak noktalar olsa da her birindeki roller ve katılım şekilleri farklı olduğu için ayrı ayrı incelenmesinde yarar vardır.
1. Tele konferans
Bu görüşmeler telefonla yapılır, görüşmeye her tarafta bir veya birden fazla kişi katılabilir. Hatta aynı telefon görüşmesinde farklı mekanlarda bir veya birden çok kişi olabilir. Bu toplantılara başlamadan önce yapılacak olmazsa olmaz adımlar vardır. İlk olarak katılımcılara telekonferansın yapılacağının bildirilmesi, herkesin anlayacağı bir şekilde saatinin bildirilmesi (TSİ 15.00 veya CET 13.00 veya GMT +2) gereklidir. Toplantı saatinin ve varlığının doğru anlaşıldığına dair tüm katılımcıların kabul veya teyidi önemlidir. Aksi takdirde bir kişi toplantıda görülmezse “ A haberim yoktu veya a o saat dememiştik ki.., ben öyle anlamamıştım ” gibi mazeretler duyulabilir. Bu konuşmalar toplantının başlaması veya gidişatını engelleyebilir, iyisi mi siz siz olun eğer düzenleyen sizseniz herkesin teyidini takip edin; katılımcı iseniz kendinizin görüşme saatini teyit edin. Düzenleyici olarak yapmanız gereken ikinci önemli iş ise toplantıya sizin belirlenen toplantı saatinden beş veya on dakika önce girmeniz ve cihazı kontrol etmenizdir. Kendi odanızdan veya toplantı odasından yapılacak olan görüşmede kullanılacak cihazı mutlaka kontrol edin, geçmişte bir arıza olduysa veya her hangi bir arıza ihtimaline karşı yedek bir cihaz bulundurun. Toplantı başladıktan sonra cihaz veya destek aramak hem size hem diğer katılımcılara zaman kaybettirecektir. Telekonferans başlamadan makul bir süre önce düzenleyici kişi gündemi her katılımcıya göndermiş olmalıdır. Ayrıca görüşme sırasında bir metin, sunum veya belgenin üzerinde konuşulacaksa bu belgenin mutlaka herkeste en güncel son halinin olması hem katılımcının hem de düzenleyicinin asli görevidir. Aksi takdirde “ Bende 16. sayfada öyle bir uyarı yok “ vb. söylemler duyarsınız ki bu da hem anlaşmayı uzatır hem de zaman kaybettirir. Toplantıyı açan kişi veya moderatör gündemin üzerinden hızlıca geçer ve doğrudan konuya girer. Telefonda yalnız sesiniz vardır, sözlerinizi destekleyecek yüz ve el hareketleri yoktur. Bu nedenle sözlerinize dikkat edin ve anlatmak istediklerinizi anlatın. Telefon görüşmelerinde kısa cümleler kullanmak gereklidir. Konuyu uzatmadan bağlaçlı ve uzun tümleçli cümleler kurmadan , özne tümleç fiil kullanarak konuşun. Uzun cümlelerle geçmişi anlatan kişiler olursa yönetici olarak onlara hatırlatmalar yapabilirsiniz. Karşınızda o an kim olduğunu kimin sizi iyi dinlediğini bilmediğiniz için ara ara muhataplarınıza isimle hitap ederek “Öyle değil mi Ahmet bey, Ayşe hanım’ın da teyit edeceği gibi “ söylemler kullanın. Bir kişinin bir iki dakikadan fazla konuşması dikkati dağıtacaktır. Bu nedenle kısa sorular, net ve spesifik yanıtlar her katılımcı için uyulması gereken en önemli kuraldır. Telekonferans sırasında başka bir şey ile meşgul olunmaz. Cep telefonu arayan kim olursa olsun açılmaz. En iyisi cep telefonunu kapatmak hatta hiç yanınızda bulundurmamaktır. Unutmayın siz o an kiminle konuşuyor kimi dinliyorsanız o anda sizin için en önemli kişi veya kişiler odur, onlardır. Yine her katılımcı bulunduğu odada başka bir ses kaynağı ( çalışan makine , çevre gürültüsü) olmadığına toplantı başlamadan önce dikkat etmelidir. Telekonferansların bölünmesine neden olacak bir unsur da bulunduğunuz yere birilerinin girmesidir. ( asistanınız, imza için gelen biri, çaycı, evdeyseniz eşiniz , çocuğunuz) Bu kişilerin sizi ve toplantıyı bölmesi ve konuşmalarının toplantı katılımcıları tarafından duyulmaması için bulunduğunuz yerin kapısını kapatmanız veya kapıya “rahatsız etmeyin” yazısı asmanız yeterli olacaktır.
Her toplantıda yapıldığı üzere telekonferansların kapanışı da bir sonraki adımlar ve görev paylaşımı üzerinde anlaşılarak gerçekleştirilmelidir. Yüz yüze toplantılarda olduğu gibi telekonferaslarda da toplantı notu tutulması ve bu notların toplantı sonrası katılımcılara gönderilmesi düzenleyicinin görevidir.