Ofis içerisinde aynı binada bir ekibi yönetmenin kurallarını biliyoruz, öğreniyoruz. Ancak son zamanlarda çeşitli ihtiyaçlar nedeniyle ekip üyeleri birbirlerinden uzak mekanlarda çalışabiliyorlar. Bu ekiplerin yönetimi için farklı kurallar olabilir. Çünkü eski yöntem veya alışkanlıklarımız sanal ekiplerin yönetiminde yeterli olmayabilir. Öncelikle sanal ekiplerin kuruluş amaçları ne olabilir, bu konuya bir bakalım:
Farklı uzmanlık alanlarında çalışan kişilerin bir arada çalışma gerekliliği.
Aynı şirkette olsalar da farklı mekanlarda (ofislerde) bulunan kişilerin varlığı.
İnsanların belirli günlerde evden çalışma isteği.
Çeşitli nedenlerle şirketlerin evde çalışmayı özendirmesi.
Zorunlu nedenlerle evden çalışma durumu.
Peki ekibimizi uzaktan nasıl yöneteceğiz? Öncelikle bilmeniz gereken nokta sanal ekipler bilgisayarlar, makinalar, sunumlar, uzaktan mesajlardan oluşmazlar. Sanal ekipler insanlardan oluşur, bu ekiplerin yöneticisinin de orada onlarla olduğunu, elemanlarla birlikte olduğunu insani açıdan daima göstermesi gerekir. Bir ekibin birlikte çalışması ve sonuç üretmesi için iki temel unsur vardır. Birincisi elemanların karşılıklı güven içerisinde çalışmaları. Bunun için ekip üyelerinin birbirlerini tanıması ve dönem içerisinde karşılıklı güvenin artırılmasıdır. Yönetici olarak sizin göreviniz güven ortamını oluşturmaktır. Geçmişten gelen bir birlikteliğiniz varsa bu güveni oluşturmanız daha kolay olacaktır. Güven ortamının oluşması için temel yaklaşım yöneticinin tutarlı olmasıdır. Verilen sözlerin tutulması, kişilere doğru ve yapıcı geri bildirim verilmesi, kişiler hakkında üçüncü kişilere olumlu/ olumsuz yorum yapılmaması güven ortamının temelini oluşturacaktır. Bunun yanı sıra ekip üyelerine zamanında ve doğru bilgilerin aktarılması da güvenin gizli destekleyicisidir. Yönetici kimin hangi bilgiye sahip olması gerektiğini önceden düşünmeli ve bu bildirimi zamanında yapmalıdır. Bu yalnız toplantı saati ve gündemi gibi konuları değil üzerinde çalışılan konu veya projenin adımları, gerekli bilgi ve belgeleri de içerir. Grup içinde eşit bilgi seviyesinin olmasını engelleyecek tehlike, değişikliklerdir. Herhangi bir değişiklik, sebepleri, sonuçları ve süreç adımlarıyla birlikte ilgili olan tüm üyelere aynı zamanda duyurulmalıdır. Başarılı sonuçlara ulaşmak için gerekli olan ikinci unsur ise üyelerin uzmanlığından yararlanmadır. Bunu sağlamak üzere, yöneticinin üyelerin biyografik bilgilerini bilmesi yetmez, hangi yetkinliklere sahip olduklarını, hangi teknik konularda daha iyi hangi konularda daha az iyi olduklarını bilmesi takip etmesi gereklidir. Üyelerin iyi oldukları noktalar, bazı toplantılar sırasında bir övgü unsuru olarak değil, konunun çözülmesine yol açacak bir yöntem olarak yönetici tarafından dile getirilebilir. Örneğin: “Gümrük tarife numaraları konusunda Ali’nin deneyiminden yaralanabiliriz, o bize yorumlarını iletebilir” dediğiniz zaman hem konu aydınlatılır hem de diğer üyeler Ali’nin uzmanlığının bir kısmını daha öğrenmiş olurlar.


Bazı pratik öneriler:
Sanal ekiple çalışmaya başladığınız zaman onlara hemen büyük projeler, zorlayıcı hedefler vermeyin. Önce yakın vadede bitebilecek küçük hedefler ve küçük işlerle başlayın. Onlar başarılı oldukça hem ilişkileri pekişecek hem de ekibin varlığı güçlenecek ve birbirlerine olan güvenleri artacaktır. Zaman ilerledikçe hedefleri orta vadeye taşıyabilir daha zorlayıcı hedefler verebilirsiniz. Ekip üyeleri arasındaki dayanışmayı artıracak bir başka unsur ise ekibin bir eğitimi birlikte almasıdır. Öğrenme birlikteliği üyeler arasındaki dayanışmayı artırır. Ekibinize görevler verirken bazen eşleşmeler veya grup çalışmaları yaptırabilirsiniz. Bu durumda ekibinizin coğrafi özelliklerine, saat farklarına dikkat etmeniz gerekir. Ayrıca ekip çoğunlukla elektronik yazışma yapacağı için birbiri arasında bu yazışmaların yeterli detayda ve anlaşılır derinlikte yazılması konusunda ekibinize hatırlatmalar yapın. Son olarak ekibinizin çalışmasında uyulmasını istediğiniz bazı ilkeler belirleyin ve bu ilkeler konusunda arkadaşlarınızın onayını alın, onlara çalışmanın en başında bunları bildirin. Tabi tüm çalışmalar sırasında bu ilkelere (başta siz olmak üzere) uyulmasını temin edin. ( toplantı zamanları, konuşma süreleri/yöntemleri, vb.)
Sanal ekip yöneticisi olarak üyelerle yüz yüze temas etmeniz zor olabilir. Ancak yüz yüze temas, birlikte toplantılar mümkün olduğu takdirde grubun oluşumunun en başında yapılmalı, süreç içinde zamanı sizin tespit edeceğiniz şekilde yılda bir veya iki kez tekrarlanmalıdır.
Son olarak, unutmayın ki bir ekibi birlikte tutan ve birlikte çalışmanın devamını sağlayan, üyelerin enerji ve zamanlarını gönüllü olarak harcamalarını ivmelendiren unsur, ortak hedef birlikteliğidir. Oluşumun en başında sanal ekibin amacını ve hedefini belirleyip üyelere bildirin ve bunu mümkünse bir sloganla somutlaştırın ve üyelerin hep aklında kalmasını sağlayın.

Paylaş