SANAL TOPLANTILAR 2 – WEBİNAR
Gerek sanal ekipleri yönetirken gerekse düzenli veya periyodik olmayan şirket içi şirket dışı toplantılar yaparken üç farklı yöntem veya gereç kullanabilirsiniz:
- Telekonferans
- Webinar
- Görüntülü Konuşma / birebir veya grup görüşmesi
Bu üç yöntemi uygularken bazı ortak noktalar olsa da her birindeki roller ve katılım şekilleri farklı olduğu için ayrı ayrı incelenmesinde yarar vardır.
2. Webinarlar
Webinar uzaktan yapılan eğitimler demektir. Eğitimler bir veya iki eğitmen tarafından yönetilebilir ve çok katılımcılı olabilir. Eğitmen olarak ilk göreviniz webinar tarihini, saatini katılımcılara bildirmenizdir. Eğitimin içeriği, kısa bir açıklama ve düzenlenme amacıyla birlikte webinar öncesi katılımcılara gönderilmelidir. Webinar çok sık uygulanan bir yöntem olmadığı için katılımcılara webinar bağlantısı, ve nasıl bağlanılacağı hakkında bir ön bilgi gönderilmesi yararlı olacaktır.
Eğitim başlamadan önce eğitimci sanal görüşme odasına girmeli ve her gireni adıyla hitap ederek karşılamalıdır. Böylelikle hem webinarın sahibi olduğunuzu belli edersiniz hem de katılımcıların size olan güveni artar. Yine en başta her katılanın ses ve görüntüsünün iyi kalitede olduğu ve herkes tarafından duyulduğu emniyet altına alınmalıdır. Eğitimcinin de herkes tarafından duyulduğu ve görüldüğü anlaşıldıktan sonra esas konuya girebilirsiniz. Ama konuya girmeden önce son bir uyarı yaparak, görüşme sistemi ve yöntemi hakkında bilgi verilmelidir. Soruların sözlü olarak nasıl sorulacağı ( el kaldırma) veya yazılı olarak eğitimciye nasıl mesaj gönderilebileceği en başta anlatılmalıdır.
Sınıf içi eğitimde bir kişiye, masaya yaklaşabilir ve insanların gözünün içine bakabilirsiniz. Webinarda ise kameraya bakarak herkesin gözünün içine baktığınızı göstermeniz gereklidir. Konuşurken elinizdeki metne veya başka bir yere bakmak katılımcıların da dikkatini dağıtacaktır. Orda olmadığınız için eğitimi canlı tutabilmek için arada bir kişilere hitap etmenizde ,onlara soru/yorum veya katkı için fırsat vermenizde yarar vardır. Eğitimlerin amacı anlaşılmak ve bilgi transferidir. Eğitimci olarak zamanı geldiğinde ( bölüm sonlarında veya önemli veya zor bir konu/ kavram üzerinde konuşulduğu zaman) doğru anlaşıldığınızı teyit edin. Hatta katılımcıların birinden konuyu özetlemesini rica edebilirsiniz. Herkesin aynı anlayışta olduğunu teminen de soru sorabilirsiniz. Herkesin ortasında anlamadığını belirtmek isteyemeyenler olabilir; bu kişiler için de herkese hitap ederek “ İsteyen katılımcılar bana özel olarak not veya mesaj atabilirler” derseniz onlar da rahatlarlar ve konu içinde anlamadıkları yerleri kavramları size özelden iletebilirler. Sizde yanıt verirken soran kişinin kimliğini açıklamadan ve sorun olduğunu belli etmeden o konuya kısaca bu kez farklı kelimelerle değinebilirsiniz. Webinarlarda bir belge veya sunum da gösterebilirsiniz. Sunum slaydı gösterseniz de sizin görüntünüzün ekranın bir köşesinde olması, katılımcıların sizi görmesini sağlayacaktır. Sınıf içindeki eğitimlerdeki gibi gösterilen slaytın okunması doğru değildir. Slaytta çok bilgi bulunmamalı büyük puntolarla en fazla beş satır olacak bir slayt sunulması katılımcının sizi takip etmesini ve anlattıklarınıza ek bilgiyi görmesini sağlayacaktır. Webinar yöneticisi olarak herkesi sessize alabilirsiniz. Ancak bu sürenin çok uzun olmaması gerekir yaklaşık on beş dakikada bir konuşmak isteyen kişinin ( size işaret veya mesaj gönderebilir) sesini açabilir soru ve yorumlara zaman ayırabilirsiniz. Her webinarda bir çok konuşan bir de hiç konuşmayan mutlaka olacaktır. Sınıf içi eğitimlerde olduğu gibi bu kişileri de doğru yöntemle uyarmak ve diğer katılımcıların rahatsız olmasını veya sıkılmalarını önlemek sizin görevinizdir.
Son olarak eğitimi kapatırken oturumun özetini yapmak, varsa gerekli yazı ve sunum slaytlarını katılımcılara göndermek soru katkı ve yorumları almak yararlı olacaktır. Webinarın usulü ( yöntem) hakkında neyin daha iyi yapılması gerektiğini sormanız da bir sonraki webinarlar için size yol gösterecektir.