Dünyada tek başımıza yaşamadığımıza göre mutlaka çevremizdeki insanlarla karşılaşır ve onlarla iletişim kurarız. İşte bu kesişmeler sırasında ortaya çıkması olası karmaşıklığı öngörmek ve bunu önlemek için bazı tedbirler alabiliriz.
Size bu blogta bu konuda faydalı olabileceğini düşündüğüm öneriler sunacağım:
1. Herhangi bir e-posta yazarken veya bir muhatabınıza bir belge yazarken sözünü ettiğiniz konunun geçmişini ve detaylarını ayrıntılarıyla verin ki mesajınız doğru anlaşılsın. Çünkü muhatabınız sizin de aynı bilgi seviyesinde olmayabilir. Vereceğiniz detaylar onu sizinle aynı bilgi seviyesine getirir. Bu şekilde mesajda söylemek istediğinizi daha iyi anlar.
2. Size gelen bir mesajı anlamadığınız zaman bunu kendinizde saklamayın ve kendinize sorunu anlamak üzere sorular sorun. Veya metni tekrar tekrar okuyup ilk okuyuşunuzda herhangi bir nedenle tam olarak algılamadığınız noktlar var mı ona bakın. Konu sizin tarafınızdan yanlış anlaşılırsa bir sonraki adımınızda bu yanlış anlaşılma nedeniyle muhatabımıza vereceğiniz cevap aranızdaki ilişkiyi olumsuz yöne çevirebilir.
3. Söylediklerinizin veya yazdıklarınızın muhataplarınız tarafından anlaşılmadığını görürseniz onlara konuyu, daha önce yazdığınızı tekrar gözden geçirdikten sonra neyi farklı ne yaparsam, başka nasıl anlatırsam anlamasını kolaylaştırabilirim diye düşünün. Sizin yazdıklarınızı anlamadıklarını görünce onları suçlamayın, mesajı siz veriyorsanız anlaşılır olmasını sağlamak ta sizin görevinizdir.
4. Herhangi bir konuda bir şeyi açıkça söylemek iyidir, ancak söylediğimiz şeyin karşı tarafta nasıl algılanacağını düşünmeniz, önceden tartmanız ve kelimelerinizi buna göre seçmeniz yine ilişkilerinizi ve takip eden buluşmalarınızı doğrudan etkileyecektir. Siz haklı olduğunuzu düşünseniz ve bunu kanıtlayacak somut gerçeklere dayalı doğrular söyleseniz bile kırıcı sözcükler yerine konuyu anlatan nesnel gerçekleri anlatmak ve durumu gözler önüne seren doğru kelimeleri bulmak hem iletişim hem ilişkiniz için sağlıklı bir yoldur.
5. Muhatabınız karşınızda bulunan biri ise ve size bir şeyler anlatıyorsa ve bu anlattıkları ilk bakışta size çok olumlu görünmüyorsa onun bakış açısını anlamaya çalışın. Acaba niçin böyle düşünüyor ve niçin bu fikirleri dile getiriyor? Diye düşünün. Bakış açısını anlarsanız fikirlerini daha iyi değerlendirişiniz. Fikirlerine katılmanız gerekmez anlamanız yeterlidir.
6. Herhangi bir e-posta yazdıktan sonra yazdıklarınızı son bir kez daha okuyun. Yazdıklarınızı iki açıdan denetleyin: Birincisi yazım hatalarınızı düzeltin. Bu, sizin yüksek standartlarda mesai ilettiğinizi gösterecektir. İkinci olarak sanki bu mesajı alan kişi gibi bir kez daha okuyun. Acaba karşınızdaki kişi bu yazıyı nasıl anlayacaktır? Eğer karşınızdaki kişinin yanlış anlamasına veya duygularını incitmesine yol açacak sözcükler görürseniz bunları değiştirin. Bu ikinci denetleme de sizin muhatabınıza empati gösterdiğinizi kanıtlayacaktır.
7. Herhangi bir konuda bir açıklama yapacaksınız ilk düşüneceğiniz şey karşınızdaki kişinin hangi bilgiye ihtiyacı olduğunu ele almaktır. Ona vereceğiniz eksik veya fazla bilginin bir faydası olmayacaktır. Bu nedenle önce vereceğiniz bilginin sınırlarını düşünmeniz gerekir. İkincil olarak o mesajı muhatabınıza hangi yöntemle ileteceğinize karar vermeniz gerekir.
8. Bir mesajı göndermeden önce acaba bu mesajın etkili olması için hangi yolu kullanmam gerekir diye düşünün. Seçenekleriniz: telefon, e-posta, yüz yüze görüşme, herhangi bir toplantı. Yol içerik kadar önemlidir unutmayın.
9. Bir belgede, yazıda veyahut konuşmada görüşlerimizin muhatabımız tarafından doğru anlaşılması ve olası yanlışlıkları önlemek için düşüncelerinizin altında yatan kavramları, tasarımları anlatmak sizi ve ilişkimizi kolaylaştıracaktır.

Paylaş