Gerek  sanal ekipleri yönetirken gerekse düzenli veya  periyodik olmayan şirket içi şirket dışı toplantılar yaparken üç farklı yöntem veya gereç kullanabilirsiniz:

  1. Telekonferans
  2. Webinar
  3. Görüntülü Konuşma / birebir veya grup  görüşmesi

Bu üç yöntemi uygularken bazı ortak  noktalar olsa da her birindeki roller ve katılım şekilleri farklı olduğu için ayrı ayrı incelenmesinde yarar vardır.

3. Görüntülü Konuşmalar

Görüntülü konuşmalar veya toplantılar webinara  benzemekle birlikte içeriği açısından farklı özellikler taşımaktadır Bu nedenle bu yöntemde dikkat edilmesi gereken  noktaları aşağıda  göreceksiniz. Bu  görüşmelere yönetici veya  dinleyici olarak katılabilirsiniz.

HERKESİN UYMASI GEREKEN KURALLAR: 

Bir iş toplantısı yapılıyorsa buna uygun kıyafet giyilmelidir. Pijama veya  eşofman üzerine kravat gömlek takmayın, herhangi bir an ayağa kalmanız  gerekebilir.

Ekran açınıza  dikkat( çapraz alttan veya kısmi görüş yaratacak bir açı olmamalıdır) 

Cihazınız ( telefon/tablet veya bilgisayarı önceden kontrol etmek, çalışma durumu, şarj durumu , görüntü kalitesi,  bağlantı kalitesi)

Bulunduğunuz ortama  girecek başkasını önleme yönteminizi düşünün, rahatsız edilmemeyi isteyin.

YÖNETİCİNİN GÖREVLERİ:

Görüşme saatini önceden bildirmek

Görüşme konusunu veya gündemini tüm katılımcılara  toplantı öncesi göndermek

Görüşme gereci ( skype, zoom ; teams, Jist  Go to meeting, whereby  vb.) hakkında katılımcılara önceden bilgi vermek mümkünse katılımcıların tek bir linke tıklayarak girmesini sağlamak( gerekiyorsa toplantı şifresini zamanında bildirmek)

Toplantı saatinden on dakika önce toplantıyı açmak ( bazı sistemlerde ev sahibi girmeden diğerleri girememektedir)

Toplantıya yeni katılanları adıyla selamlamak (20 kişiden fazla ve aynı anda  girme durumunda bu zor olabilir,  bu tanışmayı bu gibi durumlarda bir kez yapmak, birbirini tanımayan katılımcıların kimlerin katılabileceğini katılımcı listesinin bulunduğu ekrandan görülebileceğini hatırlatmak)

Toplantıyı açmadan önce herkesin ses ve görüntüsünün  iyi kalitede olduğunu test etmek

Toplantıyı tam zamanında açmak, konu, konuşmacı veya gündemi en başta belirtmek

Konuşurken  kameraya bakmak ve göz temasını eksik etmemek

Toplantıda nasıl söz alınacağı ve soru sorulacağı konusunda açıklama yapmak

Beş kişiden  fazla katılımlarda ses karışması olacağı için en başta konuşmacı ve kendi mikrofonu dışında herkesin mikrofonunu sessize almak ve bunu bildirmek

Yönetici az ve kısa cümleler kurarak konuşmalıdır

Ekranda söz  almak  fikir belirtmek isteyenlerin kim olduğuna  dikkat etmek

Söz verdiği kişilerin mikrofonunu açmak

Konuşulanları  dikkatli bir şekilde izlemek

Yanlış anlaşıldığını hissediyorsa kişilere hatırlatma yapmak, doğru anlaşılmayı temin etmek

Görev paylaşımı varsa not almak

Soru yorum ve katkı için hatırlatmalarda bulunmak

Gündemin sırayla gitmesini sağlamak

Toplantı sonunda anlaşılan konular hakkında  kısa bir özet yapmak

Bir sonraki adımları belirtmek

Toplantıyı kapatmak

KATILIMCILARIN GÖREVLERİ

Toplantıya zamanında katılmak

Yalnız yöneticiyi selamlamak, bir kişiyle özel konuşma yapmamak

Toplantı  başladıktan sonra mikrofonu kapatmak( Yönetici de kapatabilir)

Soru sormak istediğinde işaret etmek

Yorum yapmak istediğinde işaret etmek

Kendisine söz verilince konuşmak

Diğer kişiler konuşurken dikkatlice dinlemek

Telefon, gazete veya başka bir işle meşgul olmamak

Çok zorunlu durum dışında ekran başından kalkmamak

Eğer  çok katılımcılı  ve bir konuşmacının olduğu bir sunum toplantısı ise  görüntü ekranı kapatılabilir, ancak bu durumda kim olduğunuzun anlaşılmasını sağlayan bir foto veya resim koyulmalıdır 

Paylaş