SANAL TOPLANTILAR 3 – GÖRÜNTÜLÜ KONUŞMALAR
Gerek sanal ekipleri yönetirken gerekse düzenli veya periyodik olmayan şirket içi şirket dışı toplantılar yaparken üç farklı yöntem veya gereç kullanabilirsiniz:
- Telekonferans
- Webinar
- Görüntülü Konuşma / birebir veya grup görüşmesi
Bu üç yöntemi uygularken bazı ortak noktalar olsa da her birindeki roller ve katılım şekilleri farklı olduğu için ayrı ayrı incelenmesinde yarar vardır.
3. Görüntülü Konuşmalar
Görüntülü konuşmalar veya toplantılar webinara benzemekle birlikte içeriği açısından farklı özellikler taşımaktadır Bu nedenle bu yöntemde dikkat edilmesi gereken noktaları aşağıda göreceksiniz. Bu görüşmelere yönetici veya dinleyici olarak katılabilirsiniz.
HERKESİN UYMASI GEREKEN KURALLAR:
Bir iş toplantısı yapılıyorsa buna uygun kıyafet giyilmelidir. Pijama veya eşofman üzerine kravat gömlek takmayın, herhangi bir an ayağa kalmanız gerekebilir.
Ekran açınıza dikkat( çapraz alttan veya kısmi görüş yaratacak bir açı olmamalıdır)
Cihazınız ( telefon/tablet veya bilgisayarı önceden kontrol etmek, çalışma durumu, şarj durumu , görüntü kalitesi, bağlantı kalitesi)
Bulunduğunuz ortama girecek başkasını önleme yönteminizi düşünün, rahatsız edilmemeyi isteyin.
YÖNETİCİNİN GÖREVLERİ:
Görüşme saatini önceden bildirmek
Görüşme konusunu veya gündemini tüm katılımcılara toplantı öncesi göndermek
Görüşme gereci ( skype, zoom ; teams, Jist Go to meeting, whereby vb.) hakkında katılımcılara önceden bilgi vermek mümkünse katılımcıların tek bir linke tıklayarak girmesini sağlamak( gerekiyorsa toplantı şifresini zamanında bildirmek)
Toplantı saatinden on dakika önce toplantıyı açmak ( bazı sistemlerde ev sahibi girmeden diğerleri girememektedir)
Toplantıya yeni katılanları adıyla selamlamak (20 kişiden fazla ve aynı anda girme durumunda bu zor olabilir, bu tanışmayı bu gibi durumlarda bir kez yapmak, birbirini tanımayan katılımcıların kimlerin katılabileceğini katılımcı listesinin bulunduğu ekrandan görülebileceğini hatırlatmak)
Toplantıyı açmadan önce herkesin ses ve görüntüsünün iyi kalitede olduğunu test etmek
Toplantıyı tam zamanında açmak, konu, konuşmacı veya gündemi en başta belirtmek
Konuşurken kameraya bakmak ve göz temasını eksik etmemek
Toplantıda nasıl söz alınacağı ve soru sorulacağı konusunda açıklama yapmak
Beş kişiden fazla katılımlarda ses karışması olacağı için en başta konuşmacı ve kendi mikrofonu dışında herkesin mikrofonunu sessize almak ve bunu bildirmek
Yönetici az ve kısa cümleler kurarak konuşmalıdır
Ekranda söz almak fikir belirtmek isteyenlerin kim olduğuna dikkat etmek
Söz verdiği kişilerin mikrofonunu açmak
Konuşulanları dikkatli bir şekilde izlemek
Yanlış anlaşıldığını hissediyorsa kişilere hatırlatma yapmak, doğru anlaşılmayı temin etmek
Görev paylaşımı varsa not almak
Soru yorum ve katkı için hatırlatmalarda bulunmak
Gündemin sırayla gitmesini sağlamak
Toplantı sonunda anlaşılan konular hakkında kısa bir özet yapmak
Bir sonraki adımları belirtmek
Toplantıyı kapatmak
KATILIMCILARIN GÖREVLERİ
Toplantıya zamanında katılmak
Yalnız yöneticiyi selamlamak, bir kişiyle özel konuşma yapmamak
Toplantı başladıktan sonra mikrofonu kapatmak( Yönetici de kapatabilir)
Soru sormak istediğinde işaret etmek
Yorum yapmak istediğinde işaret etmek
Kendisine söz verilince konuşmak
Diğer kişiler konuşurken dikkatlice dinlemek
Telefon, gazete veya başka bir işle meşgul olmamak
Çok zorunlu durum dışında ekran başından kalkmamak
Eğer çok katılımcılı ve bir konuşmacının olduğu bir sunum toplantısı ise görüntü ekranı kapatılabilir, ancak bu durumda kim olduğunuzun anlaşılmasını sağlayan bir foto veya resim koyulmalıdır